In Alveare vengono proposti prevalentemente prodotti locali ma, attraverso le distribuzioni speciali, in via eccezionale e senza compromettere la stagionalità, si può ricorrere alla vendita di prodotti tipici di altre regioni per completare e rendere più interessante l'offerta.
Le distribuzioni speciali vivacizzano l’offerta dell’Alveare, ma implicano anche maggiori responsabilità per il Gestore che le organizza. Ecco allora alcuni consigli per organizzare una distribuzione speciale perfetta (da qui in poi, DS) e non incorrere in alcuni inconvenienti tipici di queste operazioni.
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Periodicità
È consigliato organizzare almeno due DS al mese ma non più di una a settimana. I membri scelgono L’Alveare che dice Sì per fare una spesa di qualità dai produttori del territorio.
Con ogni produttore concorda una frequenza di vendita adeguata alla dimensione della comunità per non snaturare il progetto locale dell'Alveare, per superare più facilmente il minimo d'ordine del produttore e per rendere più vantaggiosa la spedizione e/o consegna di ogni produttore. Si può consultare la comunità con un sondaggio per raccogliere interesse sui vari prodotti e produttori.
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Stagionalità e km medio
Ogni Alveare deve rispettare la stagionalità: introdurre prodotti non di stagione in vendita penalizza la coerenza del progetto e l’immagine del tuo Alveare.
L’inserimento a catalogo di prodotti che vengono da lontano incrementa la distanza media dei prodotti in vendita, che viene evidenziata anche ai membri. Perciò, prima di organizzare una DS valuta se il prodotto prescelto si può trovare anche nella tua regione. A parità di prodotto, privilegia sempre quello più vicino.
- Qualità, prezzi, logistica
Una DS funziona se vengono soddisfatti i seguenti criteri: ottima qualità del prodotto, giusti prezzi, buona logistica. In ogni DS la responsabilità della riuscita dell’operazione è in mano al Gestore d’Alveare, che dovrà assicurarsi di aver discusso di tutti questi aspetti con il produttore selezionato prima di iniziare una collaborazione.
- Scelta del produttore e gestione della distribuzione
Nella DS solitamente i prodotti vengono spediti. Il produttore che non presenzia la distribuzione non è esonerato dalla sua responsabilità ma, per il successo della distribuzione, il Gestore (od altro produttore delegato) dovrà seguire le linee guida del produttore per valorizzare e gestire i suoi prodotti e fare in modo che la catena di conservazione del prodotto sia correttamente rispettata.
Nel caso si scelga un produttore che non ha mai collaborato con nessuno, prima di iniziare una collaborazione, assicurarsi che il produttore sia in grado di mettere in atto le dovute attenzioni per la gestione della vendita, della preparazione e spedizione degli ordini. Proponi al produttore di anticiparti assaggi o campioncini per provare i suoi prodotti.
- Logistica
La logistica in tutti i suoi aspetti (spedizione precisa, puntualità di consegna, trasporto idoneo al prodotto, accordo su minimo d’ordine, rimborsi e storni) è la parte più delicata dell’organizzazione di una DS. L’Alveare Madre non potrà intervenire se un produttore commetterà errori. Perciò, prima di iniziare la collaborazione:
- assicurati che le spese di spedizione siano incluse nel prezzo del catalogo;
- concorda con ogni produttore il minimo d'ordine e se necessario collabora con altri gestori della stessa zona per raggiungerlo insieme, previo accordo con il produttore;
- assicurati che venga utilizzato un corriere adeguato per la conservazione del prodotto, soprattutto quando è richiesto il mantenimento della catena del freddo;
- concorda con ogni produttore il giorno di spedizione ed eventuale ritiro anticipato dei prodotti dalla vendita ponendo maggiore attenzione ai periodi critici (festività, scioperi, black friday, ecc.);
- assicurati della fascia oraria di arrivo del corriere/produttore e della sua flessibilità. Chiedi al produttore di inviarti, appena possibile, i riferimenti per monitorare la spedizione.
- Fiscalità
La fiscalità è un aspetto molto importante da valutare. Prima di stringere una collaborazione, informa il produttore sulla tua posizione fiscale e sugli adempimenti previsti. Considera che:
- Se non hai la partita IVA, anche una sola collaborazione con un produttore sostituto d’imposta lo obbliga all’erogazione del CU (onerosa per l’azienda agricola, soprattutto a fronte di una sola vendita all’anno) oltre al versamento mensile della ritenuta d’acconto con modello F24. Chiarisci questo aspetto con il tuo produttore e cerca di prediligere collaborazioni ripetute nell’anno, per far sì che il produttore non abbia difficoltà ad assorbire i costi fiscali dell’operazione.
- Se hai la partita IVA l'Alveare Madre ti invierà mensilmente il proforma della fattura da personalizzare ed inviare al produttore.
- Promozione delle vendite
Cibo rigorosamente stagionale e dal produttore al consumatore: questo è L’Alveare che dice Sì, questa è la nostra storia ed è la nostra comunicazione.
Non essere in linea con questi principi mina la credibilità del tuo progetto e nuoce all’immagine della rete.
Prepara il calendario mensile delle vendite per informare la tua comunità ed i visitatori occasionali sui produttori e prodotti speciali in vendita nel tuo Alveare nelle prossime settimane.
Invita il produttore a tenere il catalogo aggiornato, a segnalarti eventuali promozioni e ad inviarti dei contenuti multimediali per valorizzare al meglio il suo progetto e promuovere la sua vendita sia online che offline.
Apri la vendita speciale con adeguato anticipo per renderla più visibile.
Scrivi un messaggio di apertura vendita che invogli membri e visitatori ad aprire il catalogo e scoprire cosa c'è in vendita e comunicalo anche sui social.
Nelle tue comunicazioni non rivolgerti soltanto ai clienti abituali! mettiti sempre nei panni di chi riceve la mail di apertura considerando che possono esserci nuovi iscritti e membri che non hanno mai ordinato e quindi non sanno come funziona.
Le DS piacciono a tutti e fanno bene alla salute dell’Alveare, ma solo se usate responsabilmente!